Общая информация

Электронное администрирование документов - это:

• администрирование документации предприятия независимо от носителя информации;
• согласование документов (workflow);
• отслеживание сроков решения и генерирование соответствующих отчетов;
• гибкая система прав доступа к документам;
• настройка прав пользователей в соответствии с ролями;
• администрирование контактов.

AО MicroLink Eesti является ведущим в странах Балтии предприятием, предлагающим решения администрирования документов и информации:

• более 300 внедрений администрирования документов (в Эстонии);
• 20 консультантов администрирования документов (в Эстонии);
• 9-летний опыт работы;
• сертифицированная методика внедрения ISO 9001:2000;
• сертифицированные консультанты изделий;
• своя команда развития и поддержки;
• обширные знания в области администрирования документов и архивов;
• обширные знания в области различных решений администрирования документов.

Процесс внедрения

Процесс внедрения программного обеспечения администрирования документов и информации консультантами MicroLink проводится в соответствии с конкретной методикой. Продолжительность процесса внедрения зависит, прежде всего, от упорядоченности процесса администрирования документов и от существующих правил документооборота на предприятии, в том числе, от сложности связанных с документами процессов.
В общих чертах можно сказать, что продолжительность внедрения администрирования документов на среднем предприятии Эстонии составляет от четырех до шести месяцев.

Чтобы прийти к полностью автоматизированному делопроизводству, когда все связанные с документами процессы отражены в программном обеспечении, интегрированном в различные уже используемые решения, потребуется, как показывает наш опыт, более продолжительный период. Продолжительность процесса внедрения в очень большой степени зависит и от самого заказчика, а также оттого, насколько большой человеческий ресурс заказчик согласен задействовать в процессе внедрения.

К внедрению может быть добавлен предварительный анализ

Предварительный анализ не входит в обычный процесс внедрения, а скорее является дополнительным этапом. В ходе этого этапа картографируются и оптимизируются процессы, связанные с документами предприятия. Предварительный анализ исключает возможность появления ситуации, когда в ходе внедрения выявляются пожелания или недостатки, которые требуют от обеих сторон как временных, так и финансовых дополнительных ресурсов.

Поддержка пользователей

После окончания внедрения пользователям обязательно потребуется поддержка, чтобы хорошо справляться со своим новым рабочим средством. Для этого предусмотрен круглосуточно работающий Helpdesk, который могут использовать все клиенты Postipois. Поддержку клиентам Livelink предлагают консультанты Helpdesk и/или непосредственно связанные с клиентом консультанты. 

Мифы об администрировании документов

Мифы об администрировании документов

Программное обеспечение решит все наши проблемы

Эта точка зрения встречается сегодня еще довольно-таки часто, хотя времена, когда администрирование документов означало лишь регистрацию писем, были во второй половине 90-х годов. Тогда на рынке появилась первая версия Postipois, с помощью которой действительно можно было регистрировать письма в электронной среде.

Сегодня для регистрации писем самым рентабельным будет использование таблицы Excel, а при необходимости и ее установка на серверы общего пользования. Приобретать DHS только для регистрации писем - значит несомненно переплачивать.

У нас этим начнут пользоваться, в основном, секретари и, может быть, еще два человека

Администрирование документов – это радость для секретаря: в этом случае решение сокращается опять-таки всего лишь до регистрации писем, и существенной пользы для предприятия там быть не может. Продолжает существовать мнение: „если мне нужен какой-то документ, то попрошу секретаря найти его!“. Секретариат регистрирует внешнюю переписку, но все остальное, что должно находиться в одном DHS, продолжает оставаться в уголках персональных компьютеров.

Администрирование документов трех-четырех человек можно прекрасно осуществить и с помощью какой-либо дешевой запрограммированной части программного обеспечения, обзаводиться для этого системой пока еще не требуется.

На нашем предприятии за DHS отвечает ИТ-отдел

Здесь, как обычно при выборе программного обеспечения, следует спросить: кто (какой отдел) заинтересован в данном решении? Чьи рабочие процессы оно облегчит?

Может даже случиться, что потребность в DHS, прежде всего, будет испытывать именно ИТ-отдел, для того, чтобы, например, администрировать документацию проектов. В большей части случаев ИТ-отдел не так уж в этом и заинтересован. Таким образом, процесс по выбору программного обеспечения ложится на то подразделение, которое получит непосредственную пользу от будущего решения и, таким образом, наиболее заинтересовано в этом деле. В случае администрирования документов в государственных учреждениях для этого обычно существуют служба делопроизводства, на предприятии – руководитель по вопросам качества, отдел персонала, заведующий бюро, юридический отдел или другое подобное. К процессу следует привлечь людей, связанных с бизнес-процессами, которые должен поддержать DHS. Для остальных как участие в процессе выбора программного обеспечения, так и в процессе внедрения будет скорее хлопотным рабочим заданием.

Мы внедрим свой DHS сами!

Некоторое время назад большинство предприятий считало, что внедрят DHS своими силами – можно будет сэкономить на расходах по внедрению. И те, кто занимается предложением решения администрирования документов, поверили в это. Сегодня большинство клиентов, занимавшихся внедрением самостоятельно - это недовольные клиенты, которые являются проблемой, как для себя, так и для партнеров. На данный момент те компании, которые имеют большой опыт внедрения, уже смогли научиться на своих ошибках. Те же компании, , которые имеют небольшой опыт, скорее не продадут лицензию, чем продадут лицензию без внедрения. Какими бы замечательными не были руководители проектов со стороны клиентов, но, в какой-то момент, проект может застопориться и провалиться по причине отсутствия компетентной поддержки со стороны исполнителя.отсутствия компетентной поддержки.

Mы сами обучим своих работников!

Обычно стоимость обучения будущих пользователей программного обеспечения уже включена в цену внедрения. Но еще нередко встречается мнение, что можно обойтись и без обучения конечных потребителей. В лучшем случае обучение проходят ключевые пользователи, а в худшем - пользователи должны постепенно сами как-то разобраться с системой. При наличии хороших инструкций это иногда удается сделать.

Но, как правило, обычные пользователи застревают на проблемах, вызванных какими-то маленькими удобствами пользования. Происходит сбой и через три месяца вместо 25 активных пользователей остается 3 – два секретаря и еще кто-нибудь, кому использование DHS вменено в прямую обязанность на основании трудового договора.

Как показывает опыт, самый лучший результат достигается, если сначала обучить обычных пользователей в их собственной рабочей среде, в которую уже внесены реальные рабочие документы и другая необходимая для работы информация. После проведения первичного обучения нужно дать пользователям DHS месяц-полтора потренироваться, и в это время работники попытаются справиться с ситуацией. Примерно через месяц или два есть смысл провести дополнительное обучение с этими же конечными пользователями. Как показывает практика, такое обучение, в ходе которого получены ответы, предлагающие решения конкретных вопросов, вызывает блеск в глазах пользователей. Можно утверждать, что продолжение обучения пользователей – это инвестиция в достойное использование DHS внутри предприятия и получение от этого реальной пользы.

Нам надо, чтобы DHS также делало бы и цифровые отчеты о продажах.

Можно сказать, что большой кусок в горло не полезет. Администрированием цифр в документах DHS не занимается (если исключить автоматическую нумерацию документов, версионирование и т.п.). Для цифр нужно финансовое программное обеспечение, а DHS предусмотрено для администрирования документов и информации. Если бы в дополнение к финансовому программному обеспечению цифры продаж подсчитывало и DHS, то речь шла бы о двойной работе, и существенной дополнительной ценности от этого бы не прибавилось. В то же время рассеивается и ответственность – на данные какой программы мы тогда опираемся?
На рынках Эстонии можно найти некоторые программные продукты, которые оперируют как цифрами, так и документами, в этом случае слабой обычно остается часть, обеспечивающая администрирование документов.

Это делает работу очень сложной, и не автоматизирует процессы

Любое начало трудное. На момент начала работы в системе база данных не содержит информацию, и при вводе в систему DHS каждого нового документа или объекта необходимо заполнять дополнительные поля. Нередко слышны высказывания о том, что делать запись на свои жесткие диски было бы намного проще. Коэффициент полезного действия при использовании решения администрирования документов проявится позднее.

Когда в DHS записано уже много документов, то если надо быстро найти, делегировать или создать нужный документ или отчет или же найти работника, у которого задержался документ, отправленный для согласования, то выявится и польза от новой системы. Для многих пользователей важной является и контролирующая сторона – кто, что, когда сделал (или не сделал). Соответствующую информацию можно легко найти в DHS.

Простота поиска, обзорность и возможности контроля и являются тем, что быстро перевесит обязательство заполнения дополнительных полей документа и оправдает необходимость в DHS.

Старые возможности тоже остаются

Если старые возможности сохранить, то продолжится их дальнейшее использование и учет возможностей, которые стали привычными, так как нет обязательства перехода на использование нового решения. Старательные работники начнут использовать новую DHS, ленивые продолжат и дальше записывать документы на жесткий диск своего компьютера. В конечном итоге половина документов будет все так же находиться в чьем-то компьютере, в чьем-то скоросшивателе и еще во многих других местах, а коэффициент полезного действия DHS останется незамеченным.

В основном прошли те времена, когда считали, что программное обеспечение способно решить все наши проблемы. Нам кажется, что у нас не в порядке документация и делопроизводство – купим систему администрирования документов, и сразу все наладится! Сегодня большинство поставщиков программного оборудования признают, что ни одно программное обеспечение для работы с документами, для админстрирования клиентов или для управления бизнесом не решает всей проблемы. Прежде всего, следует определить внутренние процессы организации и затем поддержать их решением о взятии на использование подходящего программного обеспечения. В противном случае произойдет лишь автоматизация беспорядка и результатом будет еще большая неразбериха.