Üldtutvustus

Elektrooniline dokumendihaldus on:

• ettevõtte dokumentatsiooni haldamine teabekandjast sõltumata
• dokumentide kooskõlastamine (workflow)
• lahendamise tähtaegade jälgimine ja vastavasisuliste aruannete genereerimine
• paindlik juurdepääsuõiguste süsteem dokumentidele
• kasutaja õigused vastavalt rollidele
• kontaktihaldus

AS MicroLink Eesti on Baltikumi juhtiv dokumendi- ja infohalduse lahenduste pakkuja:

• ca 300 dokumendihalduse juurutust (Eestis)
• 20 dokumendihalduse konsultanti (Eestis)
• 9 aastane kogemus
• ISO 9001:2000 sertifitseeritud juurutusmetoodika
• sertifitseeritud tootekonsultandid
• oma arendusmeeskonnad
• ulatuslikud teadmised dokumendi- ja arhiivihaldusest
• ulatuslikud teadmised erinevatest dokumendihalduse lahendustest

Juurutusprotsess

MicroLinki konsultantide poolt läbiviidav dokumendi- ja infohaldustarkvara juurutusprotsess järgib kindlat metoodikat. Juurutusprotsessi pikkus sõltub ennekõike tellija dokumendihalduses valitsevast korrast ja olemasolevatest reeglitest, s.h dokumentidega seotud protsesside keerukusest. Üldjoontes võib öelda, et keskmise Eesti ettevõtte dokumendihalduse juurutuse kestuseks on neli kuni kuus kuud. Täisdigitaalse asjaajamiseni jõudmiseks, kus kõik dokumentidega seotud protsessid on automatiseeritud ning dokumendi- ja infohaldustarkvara on integreeritud erinevate juba kasutuselolevate rakendustega, kulub aga meie kogemuste põhjal märksa pikem periood. Juurutusprotsessi kestus sõltub väga palju ka tellijast endast ning sellest, kui palju inimressurssi tellija ise on valmis juurutusprotsessi panustama.

Juurutusele võib lisanduda eelanalüüs

Eelanalüüs ei kuulu tavapärase juurutusprotsessi juurde, vaid on pigem lisaetapp. Etapi käigus kaardistatakse ja optimeeritakse ettevõtte dokumentidega seotud protsessid. Eelanalüüs välistab võimaluse, kus juurutuse käigus ilmnevad soovid või puudused, mis nõuavad mõlemalt poolelt lisaressursse nii ajas kui rahas.

Kasutajate toetamine

Pärast juurutuse lõppu läheb kasutajatel kindlasti tarvis tuge, et oma uue töövahendiga korralikult hakkama saada. Selleks on kõikide Postipoisi klientide jaoks kasutada tööpäevaringselt Helpdesk. Livelinki klientidele pakuvad tuge kas Helpdesk ja/või konkreetselt klientidega seotud tootekonsultandid.

Dokumendihalduse müüdid

Dokumendihalduse müüdid

Ülevaade soovidest ja mõtetest, mis seotud elektroonilise dokumendihaldusega.

Tarkvara lahendab kõik meie probleemid

Seda seisukohta kohtab täna veel küllalt tihti, kuigi ajad, mil dokumendihaldus vaid kirjade registreerimist tähendas, olid 90ndate teisel poolel. Siis oli turule jõudnud esimene Postipoisi versioon, millega tõesti sai kirju registreerida elektroonses keskkonnas.

Kirjade registreerimiseks on tänasel päeval kõige rentaablim kasutada Exceli tabelit ning vajadusel see üldkasutatavasse serverisse püsti panna. DHSi ainuüksi kirjade registreerimiseks soetada on selgelt ülemaksmine.

Meil hakkavad seda kasutama enamjaolt sekretärid ja äkki veel kaks inimest

Dokumendihaldus on sekretäride rõõm: sellisel juhul taandub lahendus lõpuks jällegi vaid kirjade registreerimisele ja olulist kasutegurit ettevõtte jaoks sealt ei saagi tulla. Jääb kestma suhtumine „kui mul on tarvis mõnda dokumenti, lasen selle sekretäril üles otsida!“. Sekretariaat registreerib majavälise kirjavahetuse, kuid kõik muu, mis peaks ühes DHSis sees olema, jääb igaühe personaalarvuti soppidesse edasi seisma.

Kolme-nelja inimese dokumendihaldust annab aga mõne odava programmeeritud tarkvarajupiga kenasti ära teha, süsteemi pole selleks muretseda veel vaja.

DHSi eest vastutab meil ettevõttes IT osakond

Siin tuleb küsida nagu ikka tarkvara valikul: kes (milline osakond) on huvitatud antud lahendusest? Kelle tööprotsesse see lihtsustab?

Võib isegi nii olla, et DHSi järele on ennekõike vajadus just IT osakonnal, et näiteks projektide dokumentatsiooni hallata. Suuremal osal juhtudest ei ole aga IT osakond niivõrd asjast huvitatud. Nii tarkvara valikuprotsessi peab vedama kolleegium, kes tulevasest lahendusest otseselt kasu saab ning seega asjast oluliselt rohkem huvitatud on. Dokumendihalduse lahenduse korral on selleks tavaliselt riigiasutustes asjaajamistalitus, ettevõtetes aga kvaliteedijuht, personaliosakond, büroojuhataja, juriidiline osakond vm. Asjaga tuleb siduda inimesed, kes on seotud äriprotsessidega, mida DHS toetama peab. Teiste jaoks on nii tarkvara valikuprotsessis kui juurutusprojektis osalemine pigem tülika tööülesande täitmine.

Me juurutame oma DHSi ise!

Mõni aeg tagasi oli ettevõtetes valdavalt seisukoht, et DHS juurutatakse oma jõududega – saab hoida kokku juurutuse kulu. Ja dokumendihalduse lahenduste pakkujad jäidki uskuma. Tänaseks on enamusest isejuurutanutest saanud rahulolematud kliendid, kes on probleemiks nii endale kui partneritele. Hetkel on arvestatavamad lahenduste pakkujaid saanud selles osas kätte omad vitsad ning vähemalt oma vigadest õppinud. Vähegi kogemustega DHSi pakkujad jätavad pigem litsentsid müümata kui müüvad litsentse ilma juurutuseta. Ükskõik kui tublid ka kliendipoolsed eestvedajad on, jääb mingil hetkel projekt toppama ja vajub ära põhjusel, et puudu jääb kompetentsest toest.

Me koolitame oma töötajad ise!

Tavaliselt on tarkvara tulevaste kasutajate koolituse maksumus juba juurutuse hinna sees. Kuid pahatihti kohtab veel arusaama, et saab hakkama ka ilma lõppkasutajate koolituseta. Paremal juhul koolitab peakasutaja ja halvemal juhul peavad kasutajad saama ajapikku ise pusides süsteemi selgeks. Heade juhendite olemasolul see vahel harva ka õnnestub.

Reeglina jäävad aga tavakasutajad mõnede pisikestesse kasutusmugavusest tingitud probleemidesse toppama. Tekib tõrge ja kolme kuu pärast on 25 aktiivse kasutaja asemel 3 - kaks sekretäri ja veel keegi, kellele DHSi kasutamine on töölepingu järgselt otseseks kohustuseks seatud.

Kogemus näitab, et kõige parema tulemuse saab, kui esmalt koolitada tavakasutajad nende endi töökeskkonnas, kuhu on salvestatud juba reaalseid töödokumente ja ka muud tööks vajalikku informatsiooni. Pärast esmase koolituse läbiviimist tuleks jätta DHSi kasutajatele harjutamiseks kuu - poolteist aega, mil töötajad püüavad olukorraga toime tulla. Umbes kuu või paari pärast on põhjust nendesamade lõppkasutajatega läbi viia täiendav koolitus. Praktika on näidanud, et selline koolitus, kus on saadud sisulistele küsimustele lahendusi pakkuvad vastused, toob kasutajatele sära silma. Võib väita, et kasutajate jätkukoolitus on investeering ettevõttesiseselt DHSi korralikult kasutusele võtmiseks ja sellest reaalset kasu saamiseks.

Meil on tarvis, et DHS ka müüginumbritest kokkuvõtte teeks.

Võib öelda, et suur tükk ajab suu lõhki. Dokumendihaldus numbritega ei tegele (kui välja jätta dokumentide automaatne numereerimine, versioneerimine jmt). Numbrite tarvis on finantstarkvara ning DHS on dokumentide ja teabe haldamiseks. Kui lisaks finantstarkvarale arvutaks müüginumbreid ka DHS, oleks tegu topelttööga ja olulist lisaväärtust sellest juurde ei tuleks. Ühtlasi hajub ka vastutus - millise programmi andmetele me siis toetume? Samas leiab Eesti turult ka mõned tarkvarad, mis nii numbrite kui dokumentidega toimetavad, aga sellisel juhul jääb tavaliselt nõrgaks dokumendihalduse pool.

See teeb töö nii keeruliseks, mitte ei automatiseeri protsesse

Iga algus on raske. Andmebaas on süsteemis tööd alustades infost tühi ja iga uue dokumendi või objekti DHSi sisestamisel on tarvis täita lisavälju. Pole harvad ütlemised, et salvestamine oma C-kettale oleks kergem. Kasutegur dokumendihalduse lahenduse kasutamisel tuleb välja aga alles hiljem.

Kui dokumente on DHSi salvestatud juba palju või kui vajalikku dokumenti on tarvis kiiresti leida, edasi delegeerida, tekitada mõni vajalik aruanne või hoopis leida töötaja, kelle kätte kooskõlastamiseks edastatud dokument seiskunud on, tuleb ilmsiks ka kasu uuest süsteemist. Paljudele kasutajatele on ka oluline kontrolli pool – kes, mida, millal tegi (või ei teinud). Vastav info on DHSis lihtsalt leitav.

Otsingu lihtsus, ülevaatlikkus ja kontrollivõimalused ongi need, mis kaaluvad kiirelt üles dokumendi lisaväljade täitmise kohustuse ja vajalikkuse DHSis.

Jätame vanad võimalused samuti alles

Kui nii teha, siis jäädaksegi harjumuseks saanud võimalusi edasi kasutama ja nendega arvestama, sest kohustust uue lahenduse kasutamisele üleminekuks pole. Usinamad hakkavad uut DHSi kasutama, laisemad tegelevad arvuti C-kettale salvestamisega edasi. Lõppkokkuvõttes on pooled dokumendid ikka kellegi arvutis, kellegi kiirköitja vahel ja veel paljudes teistes kohtades laiali ning DHSi kasutegur jääbki märkamata.

Enamjaolt on need ajad möödas, mil arvati, et tarkvara lahendab kõik meie probleemid. Meil tundub dokumentatsioon ja asjaajamine korrast ära olema – ostame dokumendihaldussüsteemi, küll siis kõik korda saab! Tänaseks tunnistavad enamus tarkvara hankijaid, et üksi dokumendi-, kliendihaldus-, või äritarkvara ei lahenda probleeme. Ennekõike on tarvis paika panna organisatsiooni sisesed protsessid ning seejärel neid toetava lahendusena kasutusele võtta sobiv tarkvara. Vastasel juhul toimub vaid korralageduse automatiseerimine ja tulemuseks on veelgi suurem segadus.