Üldtutvustus

Postipoiss on veebipõhine dokumendihaldustarkvara, mis võimaldab juhtida ja hallata saabuvaid, väljaminevaid ja sisemisi dokumente kogu elutsükli jooksul.

Postipoiss on kasutusel Eestis ca 300 ettevõttes. Süsteem on MicroLinki poolt välja arendatud ning turul alates aastast 1998. aastast. Postipoisi arendamisel lähtutakse eelkõige Eesti asjaajamisele ja arhiivindusele kehtestatud nõuetest ja vajadustest. Igal aastal valmib 3 uut versiooni, mis sisaldavad kasutajamugavusi, seadusandlusest tulenevaid muudatusi ning „kasvavatest soovidest“ tingitud muudatusi. Postipoisi olulisemateks eelisteks võib nimetada järgmist:

• Postipoiss jälgib üheaegseid kasutajaid – see tähendab, et igale töötajale ei ole vaja osta Postipoisi litsentsi
• Postipoiss on arenenud koos Eesti asjaajamisega – see tähendab, et Postipoissi on arendatud nii, et ta vastaks Eesti seadustele. Pole otsitud kompromisse paljude riikide vajadustega. Sellest tingituna on häälestamine ja kasutamine mugavam.
• Postipoiss sobib kõikidele platvormidele. Kasutajate töömasinatesse ei ole vaja midagi installeerida.
• Postipoisse on võimalik panna omavahel suhtlema aastast 2002.
• Postipoisi kliente on palju – kui ise uuenduse peale ei tule, siis keegi ikka tuleb. Postipoiss on igale kliendile ühesugune.
• Avalik veeb ei käi asutuse dokumendiregistris vaid kasutab vajalikest dokumentidest koopiat (vastavalt administraatori häälestusele)

Seoses Postipoisi baastarkvara uuendamisega tekib uusi võimalusi.

Vaata ka Postipoisi veebi: http://postipoiss.microlink.ee/

Võimalustest lähemalt

Postipoiss võimaldab juhtida ja hallata organisatsiooni saabuvaid ja väljaminevaid dokumente, neid registreerida/luua, hallata, säilitada ja kontrollida kasutades automaatseid protsesse ning lõpuks arhiveerida.

Samuti võimaldab Postipoiss luua tööülesandeid, hallata organisatsiooni partnerite kontaktandmeid, otsida salvestatud informatsiooni ja trükkida välja otsingutulemusi.

Postipoiss standardfunktsionaalsus koosneb järgmistest moodulitest:

• Seaded – Postipoisi häälestamise moodul. Peakasutaja administreerib siin Postipoisi oma asutusele vastavaks.
  • Kasutajate haldus toimub rollide ja gruppide põhiselt. Postipoisis on vaikimisi sisse ehitatud 3 rolli (administraator, kasutaja, vaatleja). Igale kasutajale antakse oma kasutajanimi ja parool, millega saab süsteemi sisse logida ning kasutajate tegevused on autenditud.
  • Postipoisis on võimalik dokumentide loomisel kasutada erinevaid dokumendiliigipõhised ekraanivorme. Ekraanivormid on vabalt kujundatavad ning kasutatavaid andmevälju saab juurde teha ning muuta. Ekraanivormidele saab lisada ka dokumendi blanketid.
  • Parameetrid, mis võimaldavad muuta toote üldist loogikat (näiteks milliseid on dokumendi moodulis otsinguväljad) ja häälestus millal toimuvad automaatsed protsessid. Lisaks ka tehnilised parameetrid, kus paiknevad süsteemile vajalikud osad.
  • Dokumendid – moodulis hallatakse asutuse dokumente ja seadistatakse ettevõtte dokumendipuu vastavalt asutuse dokumendi loetelule. Lisaks saab kasutaja teostada otsinguid dokumentide tabelist, dokumente luua, registreerida ja edastada teistele kasutajatele.
  • Digitaalselt allkirjastatud dokumentidega tööks ei ole vaja lisatarkvara – abistab digitaalse allkirja andmisel ning abistab tööd allkirjastatud dokumentidega.
• Tööülesanded – moodulis hallatakse kasutaja tööülesandeid, mis on seotud dokumentidega. Kasutaja jaoks on tööülesanded jaotatud menüüdesse tegevuste kaupa.
• Uus dokument – toimub dokumentide sisestamine Postipoissi läbi liigipõhiste dokumendi vormide.
• Otsing – moodul võimaldab teha aruandeid ja statistikat (näiteks: tähtajaks vastamata dokumendid jne). Lisaks sellele on võimalik teha vajadusele vastavaid väljavõtteid (vabad päringud) ja neid väljastada Excelisse, kus saab neid töödelda.
• E-mailid – kasutatakse kasutajate teavitamiseks tööülesannetest või vastamata dokumentidest e-posti teel.
• Diskusioonid - selles moodulis saab kasutaja algatada ja osaleda mitmesugustes diskussioonides, mis võivad olla seotud dokumentidega või ka lihtsalt teemad, mis vajavad läbiarutamist laiemas ringis.
• Kalender – selles moodulis saab planeerida asutuse ühisressursse ning neid seal hallata (n: auto, nõupidamiste ruum, koosolek, grafoprojektor).
• Abi – sisaldab Postipoisi administreerimise- ja kasutajajuhendit.
• Taustaprotsess –mis teeb automaatseid tegevusi – näiteks saadab kasutajatele tähtaegade meeldetuletusi ja uusi tööülesandeid, asjaajamisaasta lõppemisel sulgeb jooksva aasta sarjad ning nullib loendurid.

Dokumendiregistri avalikustamine

Dokumendiregistri avalikustamiseks pakume 2 võimalust:

• dokumendiregistri avalikustamiseks kasutatakse moodulit avalik dokumendiregister - ADR (Saurused OÜ liides, koostöös MicroLinkiga);
• dokumendiregistri avalikustamiseks kasutatakse asutuse kodulehte ning MLE poolt luuakse dokumentide avalikustamiseks XML väljundid, mis hakkavad edastama andmeid Postipoisist asutuse kodulehele.

Liides teiste süsteemidega

Ekraanivormile saab häälestada automaatse ekspordi, kus vajalikud dokumendi metaandmed ja dokumendid ise võib saata teise süsteemi. Vastava häälestuse korral saadetakse sinna lisatud dokumendid ja ka kõik dokumendiga toimunud muudatused. Analoogselt saab häälestada ka automaatset importi, kus dokumendid imporditakse Postipoissi – kas registreerimisnumbriga või ilma – otsustab juba Postipoisi administraator. Liideses kasutataks XML andmevahetust.

Postipoiste omavaheline suhtlus

Allasutustega on mõistlik häälestada Postipoiste vaheline suhtlus. Selle liidesega jääb asutusele ülevaade, mis dokumendiga allasutuses toimub ning dokumendile võib vastata kahel viisil:

• asutus vastab ise;
• allasutus vastab dokumendile ja asutusest läheb dokument tähtaja jälgimisest maha.

Seda suhtlust saab kasutada nii ettepanekute, kooskõlastuste kui ka täitmiste edastamiseks allasutusse.

Meeskond

Postipoisi konsultantidel on suured kogemused juurutamisel, laialdased valdkonnapõhised teadmised dokumendihalduses, kvaliteedijuhtimises ja asjaajamises.

Meeskonnas on 4 konsultanti, kelle igapäevaseks tegevuseks on toote juurutamine ja klienditugi:

• Karmen Reimann – Projektijuht/tarkvara konsultant. Tegeleb Postipoisi juurutamisega aastast 2002.
• Jaanika Pilvet - Projektijuht/tarkvara konsultant. Tegeleb Postipoisi juurutamisega aastast 2002.
• Janika Kabur - Projektijuht/tarkvara konsultant. Tegeleb vaheaegadega Postipoisi juurutamisega aastast 2001.
• Janno Joosti – Tarkvara tehniline konsultant. Tegeleb Postipoisi tehnilise poolega aastast 2004.

Tootel on loodud arendustiim, mis koosneb MicroLinki Progressi arendajatest ja Progressi uuendustega hästi kursis olevatest allhankijatest.
Arendustiimi juhib Hiie Viigipuu, kes on Postipoisi arendamisega tegelenud 1998. aastast.